Hệ thống thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng có gì tốt?
Tầm quan trọng của hệ thống CSKH ngày càng được đánh giá đúng mức. Không ít công ty mới thành lập chọn điều này làm thế mạnh kinh doanh. Nhưng quan hệ và chăm sóc khách hàng vẫn luôn là nhiệm vụ nhiều thử thách. Để làm tốt điều đó, công ty không chỉ cần đầu tư vào hệ thống quản lý chăm sóc khách hàng; mà còn phải liên tục theo dõi để cải tiến quy trình, kiểm soát nhân sự. Điều này đặt ra câu hỏi, liệu tự xây dựng hệ thống thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng có phải lựa chọn sáng suốt, khi công ty vẫn phải đảm bảo giá trị cốt lõi: tập trung chuyên môn để mang đến sản phẩm chất lượng?. Hãy cùng callcenter.vn đi sâu vào bài viết để tìm hiểu rõ hơn nhé!
Đa số doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài phòng chăm sóc khách hàng để tiết kiệm chi phí
1. Hệ thống quản lý chăm sóc khách hàng chuyên dụng
Abraham Lincoln từng nói: “Nếu cho tôi 6 giờ để chặt một cái cây, tôi sẽ dành 4 tiếng để mài rìu”. Câu nói này nhấn mạnh tầm quan trọng của công cụ tốt.
Các doanh nghiệp thường bắt đầu quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel. Thật dễ hiểu vì đây là công cụ miễn phí và có thể thực hiện nhiều hàm, lệnh thông minh. Tuy nhiên, không phải nhân sự nào cũng đủ trình độ để xây dựng file Excel tối ưu cho nhiệm vụ này.
Nếu thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng, bạn mặc nhiên sở hữu hệ thống quản lý chăm sóc khách hàng hoàn chỉnh:
Được lập trình để vận hành, quản lý, đánh giá và báo cáo hiệu quả.
Thiết kế giao diện dễ tiếp cận, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Đầy đủ các tính năng cần thiết theo đúng yêu cầu của hệ thống chăm sóc khách hàng.
Đã được cải tiến, nâng cấp qua những dự án trong quá khứ.
2. Tiết kiệm thời gian với hệ thống CSKH đa kênh
Mạng xã hội ngày càng phát triển, khách hàng có thể xuất hiện ở bất cứ đâu. Điều này nghĩa là bạn cũng nên xuất hiện ở mọi nơi. Đồng thời sẵn sàng tư vấn, giải đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng tiềm năng mọi lúc.
Áp lực này ngày càng nặng nề đối với cách nền tảng trực tuyến như Facebook, Zalo,… Bởi ở đây, khách thường mong muốn được nhận câu trả lời ngay lập tức.
Để đáp ứng nhu cầu này, hệ thống chăm sóc khách hàng thuê ngoài tích hợp nhiều kênh chat vào 1 nền tảng. Như vậy, bạn có thể nhìn thấy và trả lời trực tiếp bất kể khách liên hệ đến từ đâu. Bên cạnh việc tiết kiệm thời gian kiểm tra từng kênh, bạn còn tránh được lỗi bỏ sót tin nhắn.
>> Xem thêm: Call Center Outsourcing – Sự lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp
Kiểm soát tin nhắn ở tất cả kênh liên hệ với khách hàng là công việc chiếm rất nhiều thời gian
3. Đội ngũ nhân sự quan hệ và chăm sóc khách hàng
Một trong những yếu tố quan trọng nhất đó là con người. Có thể bạn sẽ nghĩ tự thuê nhân viên thì sẽ dễ quản lý hơn. Điều này đúng, nhưng chưa đủ. Việc quản lý chặt nhân sự chỉ hiệu quả khi bạn đã hoàn tất quy trình tuyển chọn, đào tạo; cũng như xây dựng hệ thống chăm sóc khách hàng với quy trình hoàn chỉnh.
Thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng, bạn có sẵn đội ngũ giàu kinh nghiệm trong quan hệ và chăm sóc khách hàng. Những người này vốn có đặc điểm tính cách phù hợp với yêu cầu công việc. Đặc biệt hơn, họ còn được rèn luyện kỹ năng, nâng cao nghiệp vụ qua những khóa huấn luyện nội bộ. Bên cạnh đó, môi trường làm việc mang tính chuyên môn cao, cùng quy trình tối ưu giúp công việc diễn ra trơn tru nhất.
4. Lựa chọn hệ thống thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng như thế nào?
So với chi phí hằng tháng, thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng cho lợi ích lớn hơn. Tuy nhiên, bạn cũng không nên chọn bừa đơn vị cung cấp. Dưới đây là một vài lưu ý chi tiết quan trọng sau để nhanh chóng tìm ra một đối tác chất lượng.
Năng lực thực hành: Hãy xem xét những dự án họ đã làm trước đó, quy mô thế nào và hiệu quả ra sao.
Năng lực nhân sự: Ngoài chất lượng chăm sóc trong mỗi case, bạn cũng cần xem xét số lượng nhân sự có đủ để phục vụ trong những mùa cao điểm hay không.
Mức độ uy tín: Thông tin khách hàng là tài sản quan trọng nhất của công ty. Vì thế, hãy thận trọng chọn lựa đối tác để không phải giao trứng cho ác.
5. Diamond Media cung cấp hệ thống thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp
Với kinh nghiệm nhiều năm qua các dự án lớn nhỏ, Diamond Media hiện đang là cái tên sáng nhất trong lĩnh vực này. Khách hàng của Diamond Media cũng rất đa dạng, trong đó không thiếu những thương hiệu lớn như: LG, TP Bank, Viettel, Topica, Manulife, K+, Mocap, Prudential,...
Diamond Media có nhiều tiêu chí giúp bạn chọn ra đơn vị chăm sóc khách hàng tốt
>> Có thể bạn quan tâm: Lợi ích thuê ngoài dịch vụ hỗ trợ khách hàng Contact Center
Để đảm bảo chất lượng phục vụ cho khách hàng, Diamond Media phát triển kịch bản CSKH cho từng ngành nghề. Hệ thống tổng đài và phần mềm quản lý cũng là bộ công cụ được đầu tư hoàn thiện. Đặc biệt hơn, quy trình làm việc tại Diamond Media cũng được xây dựng khoa học, giúp khách dễ dàng kiểm tra, đánh giá.
Nhưng có lẽ, điều khiến Diamond Media được ưu tiên lựa chọn chính là cam kết bảo mật thông tin. Diamond Media không trục lợi dựa trên data của khách hàng. Bởi vậy, bạn hoàn toàn có thể yên tâm khi cộng tác.
Quý khách có nhu cầu sử dụng hệ thống thuê ngoài dịch vụ chăm sóc khách hàng của Diamond Media vui lòng liên hệ với chúng tôi theo những thông tin dưới đây:
Địa chỉ: Cụm Công nghiệp Lai Xá, Kim Chung, Hoài Đức, Hà Nội.
Số điện thoại: 0987666789
Email: Support@callcenter.vn
